Digitalizace a skartace dokumentů

Přerůstají vám papíry přes hlavu? A tu hlavu vám ještě zamotává GDPR? Máme pro vás řešení. DIGITALIZACI a/nebo SKARTACI!

Co je skartace?

Skartace (z italského scarto, vyřazení, též zmetek) dle wikipedie označuje odstranění nepotřebných dokumentů ze spisovny nebo z jednotlivých registratur původce ve smyslu jejich vyřazení. Vyřazené dokumenty mohou být určeny ke zničení (tedy ke skartování) nebo se z nich stanou archiválie.

Proč a jak skartovat?

Každá firma pracuje s řadou dokumentů, které musí ze zákona uchovávat po stanovenou dobu. Po uplynutí archivační povinnosti je nutné písemnosti zlikvidovat. Likvidaci dat, se kterými již nemáme oprávněný důvod nakládat, nám velmi striktně nám ukládá Evropská směrnice GDPR.

Jak vám můžeme pomoci?

  • Pro materiál určený ke skartaci si přijedeme.
  • Dokumenty mohou být v deskách, šanonech, kroužkové vazbě, v deskách s tkanicí, obalech z PVC nebo jinak svázaných včetně velkých sponek, provázků. Znehodnotíme i datové nosiče.
  • Vaše data budou v bezpečí
    • Velikost částic po skartování je 6x40-53 mm (přesně dle normy NBU stupeň pro "důvěrné" utajení). Stroj je zkontrolován a osvědčen certifikátem NBU.
    • Proces skartace je ekologicky šetrný a odpad je dále recyklován
    • Skartace je prováděna ve střeženém objektu snímaném kamerovým systémem

Napište si o individuální cenovou nabídku vám přímo na míru.

Digitalizace a skartace

Co je digitalizace?

Převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Digitalizovaný dokument má v sobě ukryté množství informací, dle kterých jej lze třídit, vyhledávat nebo ukládat. Zkrátka lze ten původně papírový vytěžit tak, aby umožnil jednodušší, levnější a efektivnější zacházení.

Jaké jsou výhody digitalizace

  • Správa dokumentů – vyhledávání v elektronickém archivu je rychlejší a jednodušší.
  • Uchovávání dokumentů – papír podléhá zkáze
  • Zpřístupnění a sdílení dokumentů - odpadá vyhledávání v šanonech a archivech, s dokumentem může pracovat více osob najednou
    • dokumenty lze zašifrovat
    • digitalizovaný dokument nelze nijak měnit nebo upravovat
    • možnost nastavit uživatelům oprávnění přístupu k jednotlivým druhům dokumentů
    • získáte přehled, kdo a kdy k jednotlivým dokumentům přistupoval
  • Možnost propojení s informačním systémem
  • GDPR
    • Snadná vyhledávání údajů pro výmaz při splnění účelu ukládání dat
    • Jednoduché vyhledávání např. jména osoby požadující výmaz
    • Umožňuje anonymizaci dokumentů