Digitalizace a skartace dokumentů

Přerůstají vám papíry přes hlavu? A tu hlavu vám ještě zamotává GDPR? Máme pro vás řešení. Digitalizaci!

Co je digitalizace

Převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Digitalizovaný dokument má v sobě ukryté množství informací, dle kterých jej lze třídit, vyhledávat nebo ukládat. Zkrátka lze ten původně papírový vytěžit tak, aby umožnil jednodušší, levnější a efektivnější zacházení.

Jaké jsou výhody digitalizace

  • Správa dokumentů – vyhledávání v elektronickém archivu je rychlejší a jednodušší.
  • Uchovávání dokumentů – papír podléhá zkáze
  • Zpřístupnění a sdílení dokumentů - odpadá vyhledávání v šanonech a archivech, s dokumentem může pracovat více osob najednou
    • dokumenty lze zašifrovat
    • digitalizovaný dokument nelze nijak měnit nebo upravovat
    • možnost nastavit uživatelům oprávnění přístupu k jednotlivým druhům dokumentů
    • získáte přehled, kdo a kdy k jednotlivým dokumentům přistupoval
  • Možnost propojení s informačním systémem
  • GDPR
    • Snadná vyhledávání údajů pro výmaz při splnění účelu ukládání dat
    • Jednoduché vyhledávání např. jména osoby požadující výmaz
    • Umožňuje anonymizaci dokumentů