Co je digitalizace?
Převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Digitalizovaný dokument má v sobě ukryté množství informací, dle kterých jej lze třídit, vyhledávat nebo ukládat. Zkrátka lze ten původně papírový vytěžit tak, aby umožnil jednodušší, levnější a efektivnější zacházení.
Jaké jsou výhody digitalizace
- Správa dokumentů – vyhledávání v elektronickém archivu je rychlejší a jednodušší.
- Uchovávání dokumentů – papír podléhá zkáze
- Zpřístupnění a sdílení dokumentů - odpadá vyhledávání v šanonech a archivech, s dokumentem může pracovat více osob najednou
- dokumenty lze zašifrovat
- digitalizovaný dokument nelze nijak měnit nebo upravovat
- možnost nastavit uživatelům oprávnění přístupu k jednotlivým druhům dokumentů
- získáte přehled, kdo a kdy k jednotlivým dokumentům přistupoval
- Možnost propojení s informačním systémem
- GDPR
- Snadná vyhledávání údajů pro výmaz při splnění účelu ukládání dat
- Jednoduché vyhledávání např. jména osoby požadující výmaz
- Umožňuje anonymizaci dokumentů