Co je digitalizace?

Převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Digitalizovaný dokument má v sobě ukryté množství informací, dle kterých jej lze třídit, vyhledávat nebo ukládat. Zkrátka lze ten původně papírový vytěžit tak, aby umožnil jednodušší, levnější a efektivnější zacházení.

Jaké jsou výhody digitalizace

• Správa dokumentů – vyhledávání v elektronickém archivu je rychlejší a jednodušší.
• Uchovávání dokumentů – papír podléhá zkáze
• Zpřístupnění a sdílení dokumentů - odpadá vyhledávání v šanonech a archivech, s dokumentem může pracovat více osob najednou
  • dokumenty lze zašifrovat
  • digitalizovaný dokument nelze nijak měnit nebo upravovat
  • možnost nastavit uživatelům oprávnění přístupu k jednotlivým druhům dokumentů
  • získáte přehled, kdo a kdy k jednotlivým dokumentům přistupoval
• Možnost propojení s informačním systémem
• GDPR
  • Snadná vyhledávání údajů pro výmaz při splnění účelu ukládání dat
  • Jednoduché vyhledávání např. jména osoby požadující výmaz
  • Umožňuje anonymizaci dokumentů